Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng là hoạt động liên quan đến việc kiểm tra, sắp xếp, tổ chức và lên các báo cáo về hàng hóa để đảm bảo quá trình vận hành, giám sát và lưu kho diễn ra thông suốt. Việc quản lý kho hàng cần được thực hiện xuyên suốt, từ đó, có cơ sở xây dựng các kế hoạch kinh doanh hiệu quả hơn.
Kho hàng hóa Công ty Cổ phần Tập đoàn ASG – Chi nhánh Bắc Ninh
Lợi ích của quản lý kho hàng
Việc quản lý kho hàng đem đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nói chung và khách hàng nói riêng. Đơn cử như chi phí lưu kho, mức phí này thường không cố định mà phụ thuộc vào mặt hàng, số lượng, kích thước… hàng hóa càng lớn hoặc thuộc sản phẩm đặc thù, nguy hiểm thì chi phí lưu kho sẽ càng cao. Do vậy, việc quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp và khách hàng đưa ra những giải pháp để tối ưu chi phí, sử dụng những dịch vụ hợp lý và tiết kiệm được các khoản phát sinh không cần thiết.
Bên cạnh đó, việc thiết lập quy trình làm việc theo quy chuẩn, thường xuyên kiểm tra, quản lý bằng công nghệ, mã hiện đại sẽ giúp giảm đáng kể thời gian thay vì thực hiện theo quy trình sổ sách thủ công. Từ đó tránh được những tổn thất về thời gian, nhân sự, giúp khách hàng lên kế hoạch lưu kho phù hợp cho từng mặt hàng, sản phẩm.
Năm phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả
Phương pháp quản lý kho được ví như chìa khóa để thiết lập kho và vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.
1. Thiết lập sơ đồ, bố trí hệ thống mặt bằng kho
Việc thiết lập mặt bằng kho giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về kho hàng của mình, từ đó dễ dàng xác định các vị trí lưu trữ, đóng gói, nhập, xuất. Cách bố trí mặt bằng thuận tiện sẽ giúp nhân viên dễ dàng quan sát, điều hướng cơ sở dữ liệu hiệu quả hơn.
Việc quy hoạch này nên được triển khai từ lúc bắt tay vào xây dựng kho để tránh lãng phí không gian và các phát sinh sửa đổi sau này. Bên cạnh đó, lắp đặt camera quan sát tại các vị trí cụ thể sẽ giúp việc thiết lập ban đầu của doanh nghiệp trở nên tối ưu hơn. Ngoài tác dụng bảo an, quan sát từ xa, các hoạt động kho vận sẽ được đảm bảo thực hiện chính xác.
Một nhà kho có tổ chức là điều kiện tiên quyết để hoạt động hiệu quả, chính vì vậy, một trong những điều quan trọng cuối cùng của bước thiết lập sơ đồ và bố trí hệ thống mặt bằng kho chính là thiết kế không gian nhà kho theo đặc thù sản phẩm lưu trữ. Ví dụ như kho lạnh, ngoài việc chọn nhiệt độ bảo quản thích hợp, đơn vị sẽ phải lưu tâm đến cấu trúc thiết kế, chế độ bảo quản, nguồn điện lắp đặt… Với kho hàng thường, thiết kế phải đảm bảo lưu trữ theo kích thước tiêu chuẩn, khoảng cách giữa các giá đỡ đủ rộng cho xe nâng dễ dàng di chuyển, lắp hệ thống nâng hạ tại các cửa xuất/nhập để phù hợp với chiều cao dòng xe tải vận chuyển…
2. Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng
So với quản lý kho hàng bằng sổ sách thủ công, quản lý bằng phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian ghi chép, nhập liệu, đem lại hiệu quả chính xác cao hơn, đặc biệt với những đơn vị phân phối số lượng hàng hóa lớn. Hơn nữa, phần mềm quản lý sẽ bao quát được nhiều mảng hơn bao gồm cả nhân sự phụ trách, doanh thu, lợi nhuận…
Ứng dụng phần mềm quản lý kho tại ASG
Triển khai phần mềm giúp tự động và đơn giản hóa các tác vụ quản lý kho, hồ sơ. Tuy nhiên để đảm bảo điều đó, doanh nghiệp sẽ phải tạo và gắn nhãn, mã vạch cụ thể cho từng loại mặt hàng. Các mã dán này sau đó sẽ được thiết lập danh mục trên phần mềm, thông qua đó phản ánh số lượng, vị trí cụ thể, giúp cho công tác quản lý trở nên dễ dàng hơn. Đơn cử như phương pháp quản lý kho bằng mã SKU (Stock-Keeping Unit, nghĩa là “Đơn vị lưu kho”), mã này sử dụng đặc điểm và vị trí của hàng hóa để đặt tên trên phần mềm. Sử dụng SKU kèm sơ đồ chỉ dẫn sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và vận chuyển.
3. Thiết lập quy trình làm việc
Thiết lập quy trình làm việc sẽ giúp quá trình phân công trở nên rõ ràng và phối hợp nhân sự chặt chẽ. Một số gợi ý để thiết lập quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn phải kể đến:
Thường xuyên kiểm tra hàng hóa và kiểm đếm định kỳ: Quy trình này không chỉ kiểm soát được lượng hàng mà còn ngăn ngừa đáng kể tình trạng thất thoát. Hoạt động này diễn ra thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt lượng hàng cũng như nhanh chóng đưa ra giải pháp khi có vấn đề phát sinh.
Phương pháp kế toán: Hầu hết, phần mềm kế toán đều được tích hợp với phần mềm quản lý kho để tránh nhập trùng lặp và loại bỏ rủi ro. Phần mềm quản lý hàng tồn kho nên được thiết lập quy trình và phương pháp tính toán chi phí tương thích với phần mềm kế toán để bổ trợ cho nhau trong việc quản lý.
Báo cáo dữ liệu: Dữ liệu quản lý kho nên được kiểm soát và báo cáo thường xuyên. Các báo cáo này thường được thiết lập bao gồm thông tin về số lượng sản phẩm, dữ liệu bán hàng, nhà cung cấp hoặc bất kỳ thông tin nào về tình trạng sản phẩm.
Quy trình làm việc rõ ràng, quản lý kho hiệu quả
4. Áp dụng FIFO/LIFO
FIFO (first in, first out): nhập trước, xuất trước. Áp dụng phương pháp nhập xuất hàng này đối với các sản phẩm hàng hóa ngắn hạn.
LIFO (last in, first out): nhập trước, xuất sau. Áp dụng phương pháp nhập xuất hàng này đối với các sản phẩm có thời hạn tồn kho lâu.
Áp dụng các phương pháp này giúp sắp xếp vị trí lưu kho phù hợp đối với từng loại mặt hàng sản phẩm. Các doanh nghiệp có cách sắp xếp khoa học thường tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian.
5. Lựa chọn nhân sự phù hợp
Trường hợp xảy ra bất kỳ vấn đề gì với hàng hóa thường xuất phát từ nhiều yếu tố nội bộ, bên ngoài. Vì vậy, việc lựa chọn nhân sự cho nhà kho cần lưu ý cẩn thận. Ngoài ra, bổ nhiệm người có kinh nghiệm và khả năng quản lý cũng là một trong các tiêu chí quan trọng để điều hành kho hàng thuận lợi. Đảm bảo các mặt hàng được quét và lập danh mục theo đúng quy chuẩn, giám sát kho một cách tổng quát và đưa ra giải pháp khi có vấn đề phát sinh.
Trên đây là các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả, vui lòng tham khảo thêm thông tin nếu có các thắc mắc về quy trình thuê kho, dịch vụ quản lý kho:
PHÒNG KINH DOANH
Công ty Cổ phần Dịch vụ Sân bay Sài Gòn (ASGS)
Mr. Đỗ Duy Anh
Email: anh.dd@asgl.vn
SĐT: +84 986863112
Công ty Cổ phần Vinafco (VFC)
Mr. Phạm Kiên Cường (Kris)
Email: cuong.phamkien@vinafco.com.vn
SĐT: +84 904233755
